DROPBOX

Dropbox… for Business

¿Quién no tiene un Dropbox? ¡Es tan fácil de usar! ¡Tan cómodo! Te instalas la carpetita y aparentemente nada cambia: sigues trabajando de forma exactamente igual a cualquier otra carpeta de tu sistema operativo. Pero lo que estás guardando ahí… ¡ah! Ya se está clonando automáticamente en las granjas de servidores de Dropbox. Si te conectas con cualquier otro equipo, ahí están tus últimos cambios. Si… ¡ay!… te has confundido y has guardado un documento sobreescribiendo la versión anterior… abres la página de Dropbox y consigues fácilmente la anterior, o la anterior, o…

Pero… ¿sirve Dropbox para una actividad empresarial? Según datos de la propia compañía, de sus –atención-, más de 300 millones de usuarios, 4 millones son empresas. Por si este dato no fuera suficiente, en diciembre de 2014 la aplicación decidió reforzar esta visión y creó Dropbox para empresas.

¿Y en qué es diferente mi Dropbox particular de Dropbox para empresas? Bueno. Pues más allá de la colorida web publicitaria del fabricante hay dos cosas que en mi opinión sí son importantes.

La primera es las medidas extras de seguridad. Si en mi empresa de trabajadores de conocimiento planteo un sistema de organización de la información en la que mi gente puede tener en Dropbox los ficheros de trabajo, cabe plantearse la pregunta de… ¿podrían ellos a su vez compartir esa información a terceros de una forma no controlada? Con la nueva versión del programa tengo herramientas para impedirlo. Y puedo además limitar el tiempo durante el que un archivo o carpeta está compartido. También aplicar un sistema de verificación de usuario en dos pasos o borrar remotamente un archivo.

La segunda es el panel de administración: una herramienta de control de los usuarios, permisos, informes de actividad y demás. ¿Por qué esto es clave para mi negocio? Cuando tú tienes una cuenta particular de Dropbox, tienes un espacio tuyo que puedes compartir con otros. Compartir sin más. Todo pivota sobre tu cuenta y cualquier cambio que hagas puede afectar al resto de usuarios. La filosofía ahora es distinta: el espacio y las herramientas son de la empresa y no condicionan su existencia o su evolución al de la cuenta de un usuario (aunque éste sea el del director). Por ponerlo de una forma posiblemente más intuitiva: no es lo mismo que la empresa tenga un coche a que yo –propietario o socio-, ponga mi coche a disposición de la empresa.

Sólo estas dos características hacen de Dropbox una herramienta a tener en cuenta. Sin embargo hay dos o tres cosas que hacen que se haya quedado atrás respecto a otras. Al menos de momento, puesto que todo esto va muy rápido. Pero para entenderlas, tenemos antes que asomarnos a sus dos más directos competidores.