ONEDRIVE

OneDrive

Nos queda OneDrive. Es bien sabido que Microsoft llegó tarde a esto de la nube. Su primer intento se llamó SkyDrive. Pero alguien debió de pensar que eso sonaba más a un tren de levitación magnética y desde 2014, es eso: OneDrive.

Si la ensalada de marcas es notoria en los fabricantes, en el caso de Microsoft es laberíntica. Así que, mucha atención a este mapa y las explicaciones posteriores; te puede resolver muchos quebraderos de cabeza cuando intentes comprender de qué te hablan:

• Office Online es una herramienta inspirada en Office pero accesible vía web. No es exactamente el Office, como veremos a continuación. Es más bien el equivalente a Google Docs.
• OneDrive es el espacio en la nube de Microsoft. Un gigantesco disco duro virtual en el que poder almacenar cosas desde cualquier sitio y dispositivo. Hay dos tipos de OneDrive y en cualquiera de ellos se incluye el Office Online:
  • OneDrive personal: Con 15 GB de espacio disponibles para cualquiera que quiera darse de alta.
  • OneDrive para la empresa: que, aunque se puede encontrar con esa denominación, es en realidad el Office 365 Empresa.
• Office 365 es una combinación de Office Online + OneDrive (con 1TB de espacio) + el paquete Microsoft Office de toda la vida instalado en local. También ofrece diferentes opciones:
  • Office 365 para particulares. Que puede ser personal –para un único usuario-, u Hogar –para 5 usuarios-.
  • Office 365 para empresas. Cuyas diferencias con el de particulares son sutiles en lo funcional, pero importantes a nivel tecnológico. Y económico… Para rizar el rizo, hay a su vez tres versiones: Office 365 Empresa Essentials, Office 365 Empresa y Office 365 Empresa Premium.

¿Complicado? Bastante. Porque al final uno no sabe qué comparar con qué. El Dropbox para empresa… ¿a cuál de estos paquetes de Microsoft se equipara? ¿Cuál debo elegir para mi organización en base a nuestra cultura corporativa, nivel ofimático, movilidad de los usuarios…?

De momento quedémonos con dos cosas que son relevantes y conviene tener claras desde el principio:

Primera cosa: la gran apuesta diferenciadora de Microsoft es el Office Online. Es la posibilidad de hacer uno de nuestros documentos de toda la vida, pero desde el navegador, sin abrir ningún programa. ¡Ojo! Aplica la misma cautela que para el Google Docs. Uno ve “Office” e intuitivamente piensa que va a ver algo así como su potente Word o Excel metido en un navegador. No exactamente. La funcionalidad del Office Online sigue estando lejos de la funcionalidad que conocemos en nuestras herramientas instaladas en local. Los menús se parecen, las fórmulas se parecen… todo resulta familiar. Pero hay bastantes cosas –algunas básicas-, que no se pueden hacer. Por ejemplo, en el Excel Online no hay formatos condicionales, no puedes jugar con las alineaciones de celda y cosas por el estilo. Es de suponer que poco a poco irán apareciendo.

Segunda cosa: las diferencias entre OneDrive y OneDrive for Business son mucho más que nominales. OneDrive se creó de cero, como un entorno nuevo dirigido al usuario individual. OneDrive for Business es, en realidad, un viejo conocido vestido de nube: el SharePoint. Muchos usuarios que empezaron con la versión personal y se pasaron a la versión empresarial, exponen todo tipo de quejas y problemas en los foros especializados. El propio Microsoft ha anunciado una revisión en profundidad del OneDrive for Business. Hoy por hoy no es una buena opción.

Comparativa

Bien. Y entonces, ¿qué? ¿Dropbox, Google Drive o OneDrive? Pues como siempre: depende. De hecho, esta cápsula se ciñe a las tres más famosas del mercado, pero hay otras opciones muy interesantes para casos específicos. Y queda para más adelante otro estudio de posibilidades de encriptación.

Conjugando todas las posibles versiones de cada uno de estos tres gigantes, llegamos a la siguiente tabla:

Donde, aparte de los conceptos evidentes o de la existencia o no de una Consola de Administración, se valoran otros tres aspectos relevantes:

• El nivel de Integraciones es una forma de evaluar si el entorno en cuestión se integra con muchas aplicaciones o no. Esto es importante en el entorno empresarial. Ya no se trata sólo de poner cosas en la nube, sino de integrarlas con mis herramientas corporativas, como mi gestor de proyectos, mi CRM o mi ERP. Un nivel alto de integración significa que hay muchas integraciones ya desarrolladas y es más fácil que pueda haber diálogo entre mis herramientas. Un nivel bajo, lo contrario, que va a ser de momento difícil que mi entorno se hable con mi nube ofimática.
• Un nivel de seguridad normal es ya muy alto y suficiente para muchas organizaciones. Pero si quiero ir a funcionalidades más robustas, buscaré un nivel de seguridad avanzado. Todas las plataformas han tenido problemas puntuales (que luego son ampliamente aireados) y todas hacen esfuerzos en este sentido. Todas se esmeran en explicar que se lo toman muy en serio y que tus datos están protegidos y a salvo de miradas indiscretas.
• Por último, el precio. Los precios que aparecen aquí están vigentes en abril de 2015 y son sin IVA. A mí me gusta, más que poner un precio por mes y usuario, ofrecer una cifra que considero más representativa: ¿Cuánto me cuestan 5 usuarios durante un año? Y así, además, ofrezco una visión homogénea.