GOOGLE DRIVE

Google Drive

En 2012, cuando Dropbox ya llevaba 4 años funcionando, la gente de Google puso a nuestra disposición un enfoque rupturista en materia de gestión ofimática en la nube. Lo llamó Google Docs.

No sólo permitía guardar y compartir ficheros de manera ubicua al estilo Dropbox, sino que apostaba por trabajar directamente sobre ciertos ficheros. Me explico: hasta ese momento, para crear un documento, una presentación o una hoja de cálculo contábamos básicamente con el Microsoft Office de toda la vida o con el LibreOffice. Yo trabajaba localmente con el fichero y, en todo caso, podía guardarlo posteriormente en la nube. Por ejemplo, en Dropbox.

Pero Google nos planteó una nueva posibilidad diseñada para trabajar online: abro un navegador, accedo a mi cuenta de Google, abro un fichero y empiezo a trabajar con él. Desde el propio navegador. El fichero no está en mi ordenador. Está “por ahí”, en algún servidor en la campiña irlandesa, por ejemplo.

Las posibilidades de edición de Google Docs eran, en un principio, muy limitadas. De hecho, en comparación a lo que podemos hacer con un Word o con un Excel, siguen siéndolo. Cualquier usuario avanzado de una de estas herramientas que empiece a trabajar con Google Docs echará muchas cosas en falta. Como ya expuse en mi anterior cápsula sobre las Cloud Office Suites, y a pesar de los avances en HTML5 y otras tecnologías, las posibilidades de una aplicación instalada en local son siempre mayores que las que ofrece la tecnología web.

Eso sí. Google Docs permitía algo totalmente novedoso: la coedición. Entendamos esto: cuando trabajo con un fichero propio de Google no estoy abriendo un fichero de mi disco duro, sino que trabajo directamente con algo que está almacenado en un servidor “por ahí”, en algún sitio. Así que a alguien se le ocurrió… Y si está en la nube… ¿por qué no permitir a otro usuario que trabaje sobre el mismo fichero a la vez? De tal forma que varios usuarios pueden estar trabajando simultáneamente y en tal caso, lo que yo veo en pantalla es un cursor por cada usuario. Cada cursor de un color y con el nombre del usuario en pequeñito. Esto es lo que veo:

Fuente: ITE

Imaginemos un despacho de asesores. Dos de sus economistas están trabajando sobre una hoja de cálculo. Se ha hecho tarde y mañana hay que presentar un informe sí o sí. En la fórmula tradicional, uno haría su Excel, se lo pasaría al otro por correo, el segundo lo revisaría, lo pasaría de vuelta al primero con sus modificaciones y así sucesivamente hasta llegar al documento final.

Con la coedición, los dos están viendo el mismo documento y los cambios que se van haciendo en tiempo real. Incluso uno puede estar trabajando en una hoja y otro en otra.

Google Drive también tiene dos versiones. Google Drive y Google Apps for Work (antes llamado Google Apps y también Google Apps for Business). Lo de los nombres comerciales es muy importante tenerlo claro porque a medida que las herramientas evolucionan los fabricantes también cambian la marca en busca de un mejor posicionamiento. Esto lo hace Google, Dropbox, Zoho y todos. El problema es que todo suena muy parecido pero a menudo es bastante diferente: no es lo mismo Google Apps for Business que Google Apps for Work. Así que nos ceñimos a la denominación literal y completa que propone el fabricante para no equivocarnos. En este caso, Google Apps for Work. Como en el caso de Dropbox, la version profesional incorpora una consola de administración y un mayor enfoque sobre la seguridad. De hecho, Google Apps for Work es, en realidad, la fusión de varios productos en uno:

• Google Drive: espacio en la nube
• Google Docs: el formato de ficheros de Google editables directamente desde el navegador.
• Gmail: el popular correo de Google. En el que ahora puedo incorporar mi correo corporativo. Con Gmail, además, se incluye la gestión de contactos.
• Google Hangouts: el sistema de videoconferencia de Google. El Skype de Google, para entendernos.
• Google Calendar: una de las herramientas claves de organización personal y del equipo.

Todo bajo en un entorno de administración común desde el que controlar a tus usuarios o, por ejemplo, vestir tus páginas con tu logo e identidad corporativa.

Este gráfico creo que ayuda a entenderlo. Aunque de los dineros hablo después: